翻譯公司如何提升項(xiàng)目管理能力

翻譯行業(yè)是個(gè)服務(wù)性行業(yè)，要想做好對(duì)外的服務(wù)，首先要抓好對(duì)內(nèi)的服務(wù)，也就是人員的管理工作。不管哪個(gè)公司都不可能完全依賴(lài)自身的專(zhuān)職翻譯人員來(lái)解決所有客戶(hù)的翻譯委托，必須或者說(shuō)是不得不借助于外腦，也就是兼職譯員來(lái)完成。因?yàn)?，往往很多翻譯服務(wù)需求量大的客戶(hù)是技術(shù)性生產(chǎn)或研究單位，稿件基本上都帶有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性?xún)?nèi)容，對(duì)譯者的要求已經(jīng)不僅僅是語(yǔ)言的轉(zhuǎn)換，而是需要對(duì)其專(zhuān)業(yè)的熟悉度和專(zhuān)業(yè)用詞的到位度，所以,即使是翻譯公司的專(zhuān)職譯員人數(shù)達(dá)到了一定的數(shù)量，也難以做到和大多數(shù)客戶(hù)的專(zhuān)業(yè)完全對(duì)口，不可避免地需要擅長(zhǎng)不同技術(shù)專(zhuān)業(yè)的兼職翻譯來(lái)?yè)?dān)當(dāng)工作.因此,也非常需要及時(shí)將這些兼職譯員按專(zhuān)業(yè)背景進(jìn)行分組整理,以便于日后的稿件順利委托.

對(duì)于一個(gè)單位的負(fù)責(zé)人來(lái)說(shuō)，既要領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)本單位的專(zhuān)職翻譯和其他管理人員，又要管理好那些見(jiàn)面次數(shù)不多甚至是根本未見(jiàn)過(guò)面的兼職譯員們，不是件容易的事。特別是由于兼職譯員特有的分散性大、機(jī)動(dòng)性較強(qiáng)的特點(diǎn)，除了在最初的篩選中就需花費(fèi)較大的精力外，如果一旦需要委托他們進(jìn)行翻譯工作，那么無(wú)論是從開(kāi)始委稿環(huán)節(jié)再到交稿校對(duì)環(huán)節(jié)，還是到辦款結(jié)算環(huán)節(jié)都會(huì)有不少的隱患和漏洞的存在，導(dǎo)致兼職譯員和翻譯公司之間產(chǎn)生各種各樣的矛盾，于是就有了經(jīng)常出現(xiàn)在網(wǎng)上各翻譯論壇上的兼職譯員投訴和號(hào)召抵制某一翻譯公司的情況發(fā)生，其實(shí)除了有個(gè)別翻譯公司確實(shí)是害群之馬外，很多都是在管理環(huán)節(jié)上出現(xiàn)問(wèn)題而又沒(méi)及時(shí)解決而造成的。另外，因?yàn)榉g行業(yè)的客戶(hù)種類(lèi)既有個(gè)人也有單位,翻譯費(fèi)用也是銀行轉(zhuǎn)帳與現(xiàn)金形式并存,現(xiàn)金流動(dòng)比較頻繁，管理不嚴(yán)極易出現(xiàn)貪污問(wèn)題.一旦發(fā)生則不但公司聲譽(yù)和經(jīng)濟(jì)上都倍受損失,當(dāng)事人本身的前途也毀于一旦.

不光對(duì)內(nèi)管理,在對(duì)外客戶(hù)的洽談上,也往往會(huì)有這種問(wèn)題, 一些對(duì)價(jià)格比較敏感的客戶(hù),在進(jìn)行二次委托時(shí),常常會(huì)有意錯(cuò)報(bào)前一次的合同價(jià)格,如果翻譯公司不能及時(shí)查到前一次的翻譯記錄,就面臨降價(jià)則犧牲利潤(rùn),不降價(jià)又丟失回頭客的尷尬被動(dòng)局面.

因此,建立一套較為周密的管理系統(tǒng)極為重要，確切的說(shuō)是建立一套簡(jiǎn)易實(shí)用的電腦管理程序，以軟件來(lái)代替和協(xié)助人工的管理。該管理系統(tǒng)能做到將譯員管理和客戶(hù)管理合為一體，操作要簡(jiǎn)單，使用要方便。

這個(gè)系統(tǒng)要建立在翻譯公司內(nèi)部管理基本原則下:

1.簽定客戶(hù)合同與安排譯員翻譯不能是同一個(gè)人.

2.無(wú)論是專(zhuān)職坐班譯員還是兼職譯員,在接受翻譯工作前均需簽定翻譯委托單,作為日后費(fèi)用結(jié)算之依據(jù).

3.譯員委托翻譯單的編號(hào)必須與客戶(hù)委托合同的編號(hào)相同.

這個(gè)系統(tǒng)必須保證三點(diǎn)作用:

1. 錄入內(nèi)容后可隨時(shí)查詢(xún),利于每日工作的順利進(jìn)行,避免遺漏或錯(cuò)委.

2. 內(nèi)容一旦錄入后未經(jīng)總管授權(quán)不能更改,由于每個(gè)環(huán)節(jié)是連續(xù)的,因此起到監(jiān)督各工作環(huán)節(jié)的作用.

3. 萬(wàn)一工作中出現(xiàn)錯(cuò)誤,可及時(shí)查到錯(cuò)誤發(fā)生的根源.

日常操作這個(gè)系統(tǒng)的有下列人員:

譯管部

第一人是負(fù)責(zé)安排譯員進(jìn)行翻譯的譯管部人員，簡(jiǎn)稱(chēng)委稿人。他(她)在確定接稿譯員人選后將客戶(hù)合同及委托譯員的部分相關(guān)情況輸入該管理系統(tǒng).

第二人是負(fù)責(zé)向譯員下發(fā)委托翻譯單的譯管部人員,簡(jiǎn)稱(chēng)下單員. 他(她)的工作就是填寫(xiě)委托翻譯單的內(nèi)容.

第三人是負(fù)責(zé)譯稿的審校工作的審校部人員 ,簡(jiǎn)稱(chēng)校對(duì)人.他(她)的工作就是統(tǒng)計(jì)譯稿審校后出現(xiàn)的錯(cuò)誤及相應(yīng)的扣款額,填寫(xiě)扣款單.

財(cái)務(wù)部

操作者負(fù)責(zé)辦理翻譯費(fèi)給譯員的出納員.簡(jiǎn)稱(chēng)結(jié)算人。他(她)的工作是核查系統(tǒng)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)譯員的實(shí)際應(yīng)辦翻譯費(fèi)金額.并據(jù)此辦理付款手續(xù).

業(yè)務(wù)部

操作者是當(dāng)日簽定客戶(hù)委托合同的業(yè)務(wù)員。簡(jiǎn)稱(chēng)補(bǔ)充人。他(她)的工作是補(bǔ)充錄入客戶(hù)合同中的內(nèi)容。

除了錄入當(dāng)日工作情況外，采用該管理系統(tǒng)的翻譯公司譯管部還可以充分使用系統(tǒng)的查詢(xún)功能。委稿人可以一上班便打開(kāi)《待譯稿件安排表》，就能很明確知道有哪些稿件在進(jìn)行翻譯中，是哪些譯員在譯，可以對(duì)交稿較集中的時(shí)間預(yù)先就有把握，提前安排調(diào)度好審校的人員。

同時(shí)，委稿人還調(diào)閱《委托單》，核查是否對(duì)每個(gè)在譯人員都已經(jīng)下發(fā)過(guò)委托翻譯單，委托事項(xiàng)是否已明確無(wú)誤，以防止出現(xiàn)錯(cuò)誤委托譯員，或遺漏通知稿件注意事項(xiàng)及交稿時(shí)間等等。

作為審校人員的校對(duì)人，也應(yīng)在每日上班即打開(kāi)《校對(duì)計(jì)劃表》，并根據(jù)其中各稿件的交稿時(shí)間確定當(dāng)日待校稿件順序。

財(cái)務(wù)部也可以每日打開(kāi)《辦款計(jì)劃表》，對(duì)即將進(jìn)行的翻譯費(fèi)辦理做出時(shí)間上和人員上的安排。可以完全杜絕延誤給兼職譯員的辦款時(shí)間，或者漏辦了譯員的翻譯費(fèi)用，也避免翻譯費(fèi)金額發(fā)生錯(cuò)誤，從根本上杜絕了貪污現(xiàn)象的發(fā)生。

該系統(tǒng)對(duì)業(yè)務(wù)部也大有好處：

1. 業(yè)務(wù)部在洽談接稿時(shí)可以從系統(tǒng)中調(diào)出以前類(lèi)似稿件的翻譯情況，對(duì)價(jià)格可否浮動(dòng)、交稿時(shí)間伸縮都能提前準(zhǔn)備。

2. 遇到在交稿后較長(zhǎng)時(shí)間后客戶(hù)才反饋稿件問(wèn)題，也能及時(shí)查閱復(fù)核給予解決，客戶(hù)一定會(huì)對(duì)翻譯公司的效率和責(zé)任心留下的好印象。

當(dāng)然，最有利的是解脫了公司負(fù)責(zé)人守在辦公室的監(jiān)管束縛，負(fù)責(zé)人可隨時(shí)了解公司翻譯流程中各環(huán)節(jié)的進(jìn)展情況，對(duì)各環(huán)節(jié)管理人的工作效率也能把握，使得負(fù)責(zé)人能有更多精力和時(shí)間去考慮市場(chǎng)和公司發(fā)展。

有位著名的經(jīng)濟(jì)管理學(xué)家曾經(jīng)說(shuō)過(guò)，管理就是“管”和“理”，對(duì)翻譯公司這個(gè)行業(yè)的管理者來(lái)說(shuō)，必須先“理”好，才可以“管”好。建立一套電腦管理系統(tǒng)，將日常的翻譯流程環(huán)節(jié)全部進(jìn)行電腦化的梳理，才是搞好翻譯公司內(nèi)部管理的關(guān)鍵。